CSRD in de logistieke sector

De Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) is een belangrijke Europese regelgeving die bedrijven verplicht te rapporteren over duurzaamheid. In dit artikel leggen we uit wat dit betekent voor logistieke dienstverleners (LDV-ers) en hoe zij hierop kunnen voorbereiden.

Benieuwd hoe andere LDV-ers dit aanpakken? Op 17 juni wordt met de Top 100 logistiek een mini-docu gelanceerd die wij samen met Logistiek.nl hebben gemaakt. Daarbij gaan we in gesprek met onder andere Verhoek en Zijderlaan over hoe zij voorbereiden op de CSRD.

Het doel van de CSRD is om de duurzaamheidsprestaties van bedrijven transparant en vergelijkbaar te maken. Zo kan iedereen beoordelen wat bedrijven nou écht doen op het gebied van duurzaam ondernemen.

Op wie is de CSRD van toepassing?
De CSRD is van toepassing op grote bedrijven binnen de EU die voldoen aan tenminste twee van de volgende drie criteria: een omzet van meer dan €50 miljoen, een balanstotaal van meer dan €25 miljoen en/of meer dan 250 medewerkers. Dit geldt vanaf boekjaar 2025.

Kleinere bedrijven gaan de impact van CSRD ook merken, omdat grote bedrijven data gaan opvragen aan hun leveranciers. Bijvoorbeeld over de CO2-uitstoot van een zending.

Wat zijn de implicaties voor bedrijven?
- Jaarlijks rapporteren over duurzaamheidsonderwerpen, zoals CO2-uitstoot of de veiligheid voor eigen personeel;
- Data verzamelen intern en in de keten;
- Ambitie bepalen en beleid opstellen;
- Externe audit vergelijkbaar met de audit van het financiële jaarverslag is vereist. Hier moet je vanaf het begin rekening mee houden.

Waar moet je over rapporteren als LDV-er?
De onderwerpen waar je over moet rapporteren hangen af van de bedrijfsactiviteiten, dit wordt bepaald met een materialiteitsanalyse. Dit kan dus per bedrijf verschillen. Er zijn een aantal onderwerpen die vaak terugkomen:

1. Klimaatverandering
- Je moet rapporteren over de CO2-uitstoot van jouw activiteiten en van die in de keten
- Klanten vragen gaan ook wat de CO2-uitstoot is van de activiteiten die jij specifiek voor hen hebt uitgevoerd. Dit hebben zij nodig voor hun CSRD rapportage.
- Het toewijzen van CO2-uitstoot aan verschillende klanten kan uitdagend zijn in de logistieke keten. Bekijk hier onze presentatie die toelicht hoe de ISO14083 hierbij kan helpen.

2. Vervuiling
- Je moet rapporteren over de vervuiling door jouw activiteiten zoals stikstof en fijnstof. O.a. meer milieuzones en striktere Euronormen zijn al bekende onderwerpen voor LDV-ers.
- Je moet aangeven wat jij doet om deze vervuiling te verminderen.

3. Eigen personeel:
- Binnen dit onderwerp moet je rapporteren over de veiligheid en gezondheid van jouw personeel.
- De inzet van uitzendkrachten is ook belangrijk: zijn de arbeidsomstandigheden voor arbeidskrachten wel hetzelfde als jouw eigen personeel? Controleer je of het uitzendbureau voldoet aan de normen?

Het volledige rapportage handboek van de CSRD (de ESRS) is hier te vinden. Je hoeft enkel te rapporteren over de onderwerpen die uit de materialiteitsanalyse komen.

Hoe begin je met voorbereiden?
De CSRD is een continu proces, je moet elk jaar rapporteren. De eerste keer is het meeste werk: je moet de basis leggen. Daarna is het een kwestie van onderhouden en verder uitbreiden.

Om voor te bereiden op de CSRD doorloop je 5 fases:
1. Materialiteitsanalyse: bepalen van de onderwerpen voor je rapportage
2. Actieplan: vaststellen welke acties uitgevoerd moeten worden
3. Implementatie: aan de slag met de voorbereidingen
4. Borging: aansluiten op de bestaande bedrijfsvoering
5. Rapportage: alle gegevens verzamelen en rapporteren

1. Materialiteitsanalyse
De eerste stap is de materialiteitsanalyse. Daarbij bepaal je welke onderwerpen het meest relevant zijn voor jouw bedrijf. Dit toets je met stakeholders. Het resultaat is de inhoudsopgave voor jouw rapport.

Om te bepalen welke onderwerpen het meest belangrijk zijn wordt gekeken naar de impact van jouw bedrijfsactiviteiten op mens en milieu. Ook wordt gekeken naar de financiële kansen en risico’s vanwege duurzaamheid: denk bijvoorbeeld emissievrije binnensteden of de CO2-vrachtwagentaks in Duitsland. Dit zijn wezenlijke bedrijfsrisico’s en tegelijkertijd belangrijke kansen. Wil je een idee krijgen van welke onderwerpen relevant kunnen zijn? Bekijk de SASB sector onderwerpen onder de industrie Transportation of kijk waar concullega’s zich op richten.

De onderwerpen worden beoordeeld met een score en besproken met interne en externe stakeholders. Betrek de stakeholders die voor jou het meest kritiek zijn: zo weet je zeker dat je op het juiste richt én laat je aan jouw stakeholders zien dat je meebeweegt met de markt.

Wil je meer weten over hoe je een materialiteitsanalyse uitvoert? Download hier onze presentatie.

2. Actieplan
In het actieplan vertaal je de rapportage eisen naar concrete acties voor jouw bedrijf. In de ESRS staan alle eisen waar je over moet rapporteren. Dit is dus in feite je rapportage handboek. Het is belangrijk om prioriteit aan te brengen: de CSRD is omvangrijk en werkt het best wanneer je het gefaseerd voorbereid. Je kunt dan ook kiezen voor onderwerpen die strategisch belangrijk zijn. Bijvoorbeeld het in kaart brengen van de CO2 per zending omdat dit door klanten wordt gevraagd.

De rapportage eisen zijn helaas niet altijd even duidelijk: het is soms zoeken wat er precies van je verwacht wordt. Per eis maak je een overzicht van wat er moet gebeuren inclusief benodigde capaciteit, middelen en wie (eind) verantwoordelijk is. Daarna bepaal je wat je al hebt, bijvoorbeeld vanuit andere certificeringen of je kwaliteitssysteem. Dit geeft inzicht in de totale benodigde interne en externe inzet.

Gezien de omvang van de CSRD en de hoeveelheid rapportage eisen, is het behulpzaam om te werken met een CSRD-implementatie tool. Hier kan je de voortgang monitoren, specifieke verantwoordelijken aanwijzen die zelf kunnen inloggen en kan je beginnen met het uitvoeren van de acties.

Wil je meer weten over hoe je een actieplan kan opstellen? Download hier de presentatie of plan een demo in van de CSRD-implementatie tool.

Er zijn een aantal eisen die uitgesteld zijn voor bedrijven met minder dan 750 FTE. Maak gebruik hiervan om je voorbereiding te faseren. Zie hier een overzicht van de ingefaseerde eisen.

3. Implementatie
Je gaat beginnen met de implementatie. De sleutel tot succes is overzicht bewaren. Er wordt veel data en informatie verzameld vanuit de hele organisatie en daarbuiten. Pak dit in je geplande fasering aan. Als je te veel tegelijk probeert te doen wordt het lastiger om het overzicht te behouden.

Zorg dat je alle data en informatie ophaalt in de structuur van de rapportage. Start daarnaast gelijk met het vastleggen van een audit-trail. Dit laatste is belangrijk voor de accountantscontrole en vaak uitdagend om met terugwerkende kracht nog te realiseren.

Veel data komt van leveranciers. Ga gesprekken aan over de data die je nodig hebt en de beschikbaarheid hiervan. Zo weet je welke data je wanneer kan verwachten. De beschikbaarheid van goede data is vaak de grootste uitdaging. Deze uitdaging geldt voor iedereen: werk dus vooral samen in de sector! Denk aan partners zoals Lean & Green, Topsector Logistiek en Transport en Logistiek Nederland (TLN).

Verzamel je data via interne of externe tools. Probeer dit zoveel mogelijk op één locatie in de structuur van de CSRD samen te brengen. Het is raadzaam om na te denken over digitale koppelingen (API’s). Dit kost misschien nu iets meer werk maar de rapportage moet elk jaar worden opgesteld. Je hebt hier dus later baat bij. Hiermee krijg je ook actueel inzicht in je duurzaamheidsprestaties.

Zodra je beter zicht hebt op je data is het tijd om je ambitie en strategie te bepalen. Welke rol gaat duurzaamheid spelen in jouw bedrijf? Welke doelen en acties passen daarbij? Een deel van de onderwerpen gaan nieuw zijn, maar je hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Achterin elk hoofdstuk van het CSRD rapportage handboek (ESRS) staan toepassingsvoorschriften met tips. Kijk daarnaast naar (grotere) vergelijkbare bedrijven om voorbeelden te vinden. Vanaf 2025 moeten alle beursgenoteerde bedrijven gaan rapporteren volgens de CSRD, doe hier je voordeel mee.

4. Borging
Je moet elk jaar opnieuw rapporteren. Het is daarom van belang om de verantwoordelijkheden, procedures en definities goed vast te leggen voor toekomstige rapportagecycli. Zo kunnen volgende CSRD rapporten voortborduren op eerdere rapportages en blijf je continu verbeteren.

Haak waar mogelijk aan op bestaande managementsystemen, verantwoordelijkheden en overlegstructuren. Zo integreer je de CSRD in de organisatie en voorkom je dat de CSRD een geïsoleerd systeem wordt en het onnodig veel werk oplevert. Het opleiden van medewerkers hoort hier ook bij. Bekijk onder onze diensten wat voor trainingen je aan kan denken.

Wellicht het belangrijkste punt is dat de verantwoordelijkheden binnen de directie en het MT concreet zijn afgestemd. De financieel directeur is expert in rapporteren, maar liggen daar ook de strategische duurzaamheidskeuzes? Een combinatie van verantwoordelijkheden werkt in de praktijk het best. Duurzame prestaties kunnen zelfs onderdeel worden van de beloningsstructuur. Dit lijkt toekomstmuziek, maar bij 1/3 van de grootste bedrijven (S&P500) is dit een realiteit.

Tot slot is het belangrijk om op tijd een externe auditor (zoals je accountant) te betrekken bij het proces. Het is aan te raden om dit al te doen vanaf het einde van de materialiteitsanalyse. Dit zorgt ervoor dat je gedurende het hele proces feedback krijgt en voorkomt dat je voor grote verrassingen komt te staan bij de definitieve audit. Een interne audit voor de definitieve audit helpt daarbij.

5. Rapportage
Het is 2026 en je moet rapporteren. Verzamel de laatste gegevens over 2025 en begin met het opstellen van je rapport. Denk daarbij na over de volgende punten:
· Bepaal hoe je het rapport wilt inzetten voor je bedrijf. Voldoe je alleen aan de minimale CSRD-eisen te of maak je er een aantrekkelijker rapport van voor een breder publiek?
· Je rapport is publiek toegankelijk. Dit biedt kansen om bepaalde onderdelen te accentueren, maar brengt ook risico’s met zich mee.
· Betrek marketing- en communicatie-experts om je verhaal helder en overtuigend te presenteren.

Voorbeelden
De CSRD is nieuw, toch is het niet nodig om het wiel zelf uit te vinden. Er zijn veel voorbeelden te vinden van duurzaamheidsverslagen en vanaf 2025 komen er veel CSRD rapporten beschikbaar. Maak daar gebruik van! Om alvast een beter beeld te krijgen bij hoe zo’n rapport eruit kan zien raden wij aan om het rapport van Maersk, DHL of Orsted te bekijken. Schrik niet: zo uitgebreid hoeft jouw rapport niet per se te zijn.


FAQ

Moet ik ook rapporteren over de goederen die ik vervoer?
In de meeste gevallen niet, jij bent de dienstverlener en hebt daarmee geen zeggenschap of invloed over de producten zelf. Vervoer je producten of voer je diensten uit waarbij mogelijk impact op mens en milieu kan ontstaan door het product zelf (bijvoorbeeld bij vervoer van gevaarlijke stoffen) dan moet je hier wel over rapporteren.

Moet ik over alle onderwerpen rapporteren?
Je hoeft niet over alle onderwerpen te rapporteren: enkel de onderwerpen die voor jouw bedrijf het meest belangrijk zijn. Dit wordt bepaald met de materialiteitsanalyse.

Wat vraagt het van mijn bedrijf?
Dit hangt af van hoe complex jouw bedrijf en waardeketen is en hoeveel je zelf wil doen. Ga ervan uit dat het aan het begin met name meer inspanning en investering vergt om de basis te leggen, daarna wordt dit minder en is het een kwestie van onderhouden.

Wat als je niet voldoet, wat zijn de consequenties?
Er zijn in Nederland nog geen definitieve afspraken gemaakt over de handhaving. Het is dus nog niet duidelijk wat de consequenties van niet naleving gaan zijn. Naar verwachting zal dit over de jaren heen strikter gaan worden. Je kan in ieder geval uitgaan van hogere kosten voor de audit procedure.

Welke vragen kan ik verwachten van klanten?
Moeten jouw klanten voldoen aan de CSRD? Dan is er een grote kans dat ze jou benaderen om informatie aan te leveren. Jouw activiteiten zijn immers hun waardeketen: ze hebben deze informatie nodig voor hun rapport. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de CO2-uitstoot per zending voor die klant.


Meer vragen over de CSRD? Neem contact op!